個人情報取扱規程

平成24年4月1日制定

 

(目 的)

第1条 この規程は、公益社団法人日本山岳会(以下「本会」という。)において個人のプライバシー尊重の理念の下に、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)その他の法令を遵守して、個人情報の取扱いについて遵守すべき事項を定める。

 

(用語の定義)

第2条 この規程において個人情報とは、本会会員・非会員を問わず生存する個人に関する情報であって、当該個人を識別できるものをいう。

2 この規程において個人情報保護管理者とは、個人情報の保護及び取扱いについて統括的責任と権限を有し、施策を実施する者をいう。

 

(利用目的の特定及び取得の範囲)

第3条 個人情報の取得は、利用目的をできる限り特定し、その目的の達成に必要な範囲において行う。

 

(利用目的等の通知又は公表)

第4条 個人情報を取得する場合には、法令の定めに従い、必要に応じて、その利用目的等次の各号に掲げる事項をあらかじめ公表する。

(1)個人情報に関する管理者又はその代理人の氏名又は職名、所属及び連絡先

(2)個人情報の利用目的

(3)個人情報の第三者への提供を行うことが予定される場合(利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いを委託する場合を除く。以下本条において同じ。)には、提供する情報の項目、提供先、提供目的及び提供期間

 

(本人から直接書面等で取得する際の利用目的の明示)

第5条 本人から直接書面等(電子的、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。以下において同じ。)に記載又は記録された個人情報を取得する場合には、あらかじめ利用目的を本人に明示したうえで取得する。

 

(利用目的の公表等の例外)

第6条 次の各号に掲げる場合は、第4条第2号の利用目的の通知又は公表及び前条の利用目的の明示を行わないことができる。

(1)利用目的を本人に通知又は公表することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

(2)利用目的を本人に通知又は公表することにより、本会の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合

(3)国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知又は公表することにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

(4)取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

 

(利用の範囲)

第7条 個人情報の利用は、次の各号に掲げる場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内でのみ行う。

(1)本人の同意(黙示的同意を含む。以下において同じ。)を得た場合

(2)本会の定款及び規程に基づく権利の行使又は義務の履行のために必要な場合

(3)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき

(4)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき

 

(第三者への提供)

第8条 個人情報の第三者への提供については、法令の定めに従い、次の各号に掲げる場合にのみ行うことができるものとする。

(1)第4条第3号の事項を通知したうえで、本人の同意を得た場合

(2)利用目的の達成に必要な範囲内において、第12条に定める措置を講じたうえで個人情報の取扱いを委託する場合

(3)本会の法令に基づく権利の行使又は義務の履行のために必要な場合

(4)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき

 

(個人情報の正確性の確保)

第9条 個人情報は、利用目的に応じ必要な範囲内において、正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。

(個人情報の安全性の確保)

第10条 個人情報保護管理者は、個人情報への不当なアクセス又は個人情報の滅失、破壊、改ざん、漏洩等の危険を防止し、個人情報の安全性を確保するため、法令に従い、必要かつ適切な組織的、人的、物理的及び技術的安全管理措置を講ずるものとする。

 

(従事者の責務)

第11条 従事者は、法令、この規程を含む本会の規程、基準等及び個人情報保護管理者の指示した事項に従い、個人情報の秘密の保持等その取扱いに十分な注意を払いつつその業務を行う。

2 個人情報保護管理者は、個人情報の取扱いに関する従事者の役割及び責任について教育啓発措置を講ずる。

 

(個人情報の委託処理に関する措置)

第12条 本会が利用目的の達成に必要な範囲内において、情報処理その他の作業を委託するため個人情報を外部に提供する場合においては、次の各号に掲げる措置を講ずる。

(1)十分に個人情報を保護することができる者を選定する。

(2)個人情報の取扱いについて、委託者の指示の遵守、個人情報の安全管理に関する事項、再委託に関する事項の管理責任者の選任、委託者による取扱状況の確認の方法及び頻度、事故時の措置、責任分担等の事項を含む契約(以下、「委託契約」という。)を締結する。

(3)委託契約は、原則として書面で締結し、契約の内容が遵守されていることを定期的に確認する。

 

(本人の自己情報に関する開示、訂正等の請求)

第13条 本人から自己の情報について開示を請求された場合は、遅滞なく、本会が保有する当該個人情報(当該個人情報が存在しない場合はその旨)を、書面の交付又は本人の同意した方法によって開示する。ただし、次の各号に掲げる場合は、本人に理由を説明して、その全部又は一部を開示しないことができる。

(1)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

(2)本会の業務の適切な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

(3)法令に違反することとなる場合

2  本人から、個人情報の内容について事実に誤りがあったとして、訂正、追加又は削除(以下「訂正等」という。)を請求された場合には、利用目的に必要な範囲で遅滞なく調査を行い、その結果に基づき訂正等を行う。また、訂正等を行った場合にはその内容を、行わなかった場合にはその旨と理由を遅滞なく本人に通知する。

 

 

(請求の受付方法)

第14条 前条の請求を受け付ける方法として、次の事項を定めて公表し、所定の方法により本人又は代理人であることを確認したうえで受け付ける。ただし、法令により別途開示等の手続きの定めがある場合はこの限りでない。

(1)請求先

(2)請求の方式、請求に際して提出すべき書面及びその様式

(3)本人又は代理人であることの確認方法

(4)第13条第1項により開示を行うにつき手数料を徴収する場合はその額

 

(個人情報保護管理者)

第15条 個人情報保護管理者は、総務担当常務理事とする。

 

(監査)

第16条 個人規程情報保護管理者は、個人情報の取扱い状況を年1回監査する。

 

第17条 この規程の改廃は理事会で審議し、議決して行なう。

 

附 則

1 この規程は、平成24年4月1日から実施する。