平成30年度 総務委員会の活動内容と抱負

         平成30年度 総務委員会の内容と抱負

 

 各委員会は、企画・行動する委員会ですが、総務委員会は各委員会との調整等で、縁の下の力持ちと言う位置づけかと思います。少し地味ですが支部の要として、主に次の6つの業務を行っています。

1.会議の開催

  ①総会・支部委員会等の会議を開催します。

   総会は毎年4月に開催し、総会の開催・資料作成・総会報告を行います。

  ②支部委員会は毎月原則として第2木曜日に支部委員が出席し開催します。

   支部委員会の構成は支部長・副支部長・会計・監事・各委員会長・支部委員です。

   支部委員会では各委員会や入退会の審議その他議題を発議し、報告・協議等の議事を行い、

   議事録の作成やHP用報告も作成をします。

2.支部会員に対する山行・講習会等の情報作成や連絡

  ①メール(事務局一斉メール・メーリングリスト)やメール便等による情報提供を行う。

  ②支部報等紹介資料の作成・協力

3.会計業務

  ①予算の立案

  ②会費の徴収・本部助成金の請求

  ③会計管理(出納帳の作成)財務管理

  ④決算業務・会計報告・会計監査

4.本部対応

  ①本部との連絡・情報交換

  ②公益法人化に伴う本部助成金(運営交付金・事業補助金)の期首(支部事業計画書・支部予算書)、

   期末(支部事業報告・支部会計報告)の作成。

5.データ・公印管理

  ①公益法人日本山岳会埼玉支部個人情報取扱規程に従い、支部会員・会友名簿(入会・退会)、

   住所データの運用・宛名ラベルの運用等を行います。

  ②公印(正・副)の取り扱いは、支部委員会の承認を得て押印します。

6.埼玉支部入退会案内と手続き、

  ①入会案内状の作成・入会希望者への連絡及び本部・支部の入退会承認手続。

                                        以 上

事務局長兼総務委員長 古川史典

2020年2月

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